La administración en internet: la importancia de disponer de un modelo de representación


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

Llevo algún tiempo dando vueltas a cómo debe articularse la participación de las administraciones públicas en Internet. Hay varios aspectos que me preocupan especialmente:

  • ¿cuántos portales deben tener las administraciones? ¿los que hay ahora mismo, más, menos, la misma cantidad pero con un enfoque diferente, ….?
  • ¿cómo se gestionan y mantienen los portales de la administración,  cómo se determina qué contenidos y servicios deben prestarse en cada portal y cómo se gestionan los solapamientos para no confundir a la ciudadanía?
  • ¿en qué medida deben usarse en la administración las tecnologías y herramientas conocidas como web 2.0?

La web 2.0 se basa en incorporar el contenido definido por el usuario para la generación de conocimiento colectivo

Profundizaré a continuación en cada uno de estos aspectos.

Leer más de esta entrada

Anuncios

Caso de éxito: La administración electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

Hace algunas semanas escribí varios artículos sobre el TECNIMAP 2010, y en uno de ellos resumí la exposición de Ricardo Cavero Arceiz sobre el proyecto de administración electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza. Hoy me gustaría profundizar más en esta materia, a raíz de la información que he podido obtener sobre ese proyecto.

El Ayuntamiento de Zaragoza ha aprobado una Ordenanza de administración electrónica, sobre la que ya habló en enero Cepyme Aragón. No obstante, me gustaría destacar algunos aspectos:

  • regula el catálogo unificado de procedimientos del ayuntamiento de Zaragoza (artículo 13).
  • dedica un título completo (título II) a la sede electrónica y al resto de sitios web del Ayuntamiento. La sede electrónica incorpora una carpeta ciudadana, en la que los ciudadanos pueden consultar toda la información sobre ellos de la que dispone el Ayuntamiento.
  • regula la representación mediante un registro de representantes (artículos 44 y 45).
  • dedica un título completo (título IV) a los documentos electrónicos, incluyendo la realización de copias, la conservación y archivo, así como la consulta de expedientes.
  • regula las comunicaciones internas (artículo 79), indicando que se realizarán por medios electrónicos y que no será necesario su registro. En el caso de notas internas, si se requiere acuse de recibo el órgano destinatario deberá elaborarlo en el acto y devolverlo por el mismo medio por el que se envió la nota.
  • regula la formación del expediente electrónico (artículo 80).
  • regula la tramitación electrónica de procedimientos, contemplando su instrucción electrónica tanto para procedimientos modelizados (artículo 84) como para procedimientos no modelizados (artículo 85). En el segundo caso, finalizado cada trámite se define manualmente cuál es el siguiente. Leer más de esta entrada

TECNIMAP 2010: Los nuevos derechos electrónicos y las garantías sobre su ejercicio


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

Desde el tren, camino a Granada para asistir al Congreso de Modernización de los Servicios Públicos, escribo este artículo que completa la serie de artículos sobre el TECNIMAP 2010 de Zaragoza. En artículos anteriores he hablado sobre las ponencias y mesas redondas a las que asistí los días 7 y 8 de abril, y en este caso, ya un mes después (más vale tarde que nunca) escribiré sobre la mesa redonda del viernes 9 de abril. Ese día también tuvo lugar la entrega de premios, si bien no hablaré sobre ella, dado que los premios entregados son sobradamente conocidos. Únicamente me gustaría destacar que la Diputación de Teruel, premiada, usa las herramientas de administración electrónica de la Junta de Andalucía, y que el próximo TECNIMAP se celebrará en Euskadi (tal vez sea un premio a lo activa que está esta comunidad autónoma en la modernización de la administración y a la alta participación que han tenido en este TECNIMAP)

Volviendo a la primera sesión de la mañana, asistí a la mesa redonda titulada “los nuevos derechos electrónicos y las garantías sobre su ejercicio”.

Leer más de esta entrada

Nueva Ley de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración (Castilla y León)


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

El 26 de abril de 2010 se publicó en el BOE la Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León y de Gestión Pública (se publicó previamente en el BOCL de 22 de marzo). Me ha sorprendido ver que apenas hay comentarios en la blogosfera al respecto, y los pocos que he podido encontrar se limitan a mencionar la existencia de la Ley, sin entrar a valorar su contenido.

Mi primera impresión sobre esta Ley, tras una lectura rápida de la exposición de motivos, fue muy positiva, me pareció muy ambiciosa, hasta el punto de plantearme la conveniencia de aprobar una Ley similar en todas las Comunidades Autónomas. Sin embargo, tras leer el articulado me he llevado una gran decepción, y lo explicaré más adelante.

Leer más de esta entrada

TECNIMAP 2010: sesiones del jueves 8 de abril (1)


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

Continuando con la línea iniciada en artículos previos, expondré a continuación lo más destacado de las sesiones de TECNIMAP 2010 a que asistí el jueves 8 de abril, y mis opiniones al respecto.

En la primera ronda de sesiones, de 9:30 a 11:30, hice lo posible por repartirme entre la sala C y la D, ya que en ambas había ponencias que me interesaban mucho.

En la sala C, Pablo de Amil, del Ministerio de la Presidencia, habló sobre el proyecto de su Ministerio de implantar un Portal de Administración Electrónica. Este portal pretende unificar lo que actualmente está repartido en 3 portales:

Este portal buscará la colaboración, incluyendo foros, comunidades y espacios de encuentro públicos y privados, y pretende convertirse en un referente en administración electrónica. Espero que este proyecto vaya muy bien, y que realmente consigan crear un portal de admininstración electrónica fuerte y permanentemente actualizado, acabando con la dispersión actual de información.

Leer más de esta entrada

TECNIMAP 2010, mesa redonda sobre experiencias y enseñanzas prácticas de la aplicación de la Ley 11/2007 y su normativa de desarrollo (2)


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

Continúo en este artículo la línea iniciada en el anterior, exponiendo aquellos aspectos que me han resultado más interesantes de las intervenciones de cada ponente.

Fernando Díaz Yubero, Director del Departamento de Organización, Planificación y Relaciones Institucionales de la AEAT, expuso el proyecto que ha acometido la AEAT a raíz de la aprobación de la Ley 11/2007. Destacó que según su opinión, esta Ley ha provocado 2 cambios radicales: la obligatoriedad para la administración, y que implica a todos los servicios. Este segundo aspecto lo explicó muy bien Ricardo Cantabrana, del Gobierno de Aragón, en otra comunicación: la Ley no permite aplicar la Ley de Pareto, 80/20, ahora tenemos que trabajar en la prestación de servicios electrónicos para todos los procedimientos, independientemente del uso que tengan. Volveré sobre ello en más detalle en otro artículo.

Fernando continuó explicando que el esfuerzo realizado durante estos años se ha centrado, principalmente, en los siguientes dos aspectos:

  • Inventariar procedimientos y servicios, y normalizarlos. Han identificado 577 procedimientos y servicios, y aproximadamente 3000 trámites.
  • Adaptar los procedimientos y servicios a los requerimientos de la Ley 11/2007, de los que detalló los siguientes:
    • Información
    • Iniciación y comunicación (en este aspecto destacó que se ha posibilitado la aportación de documentos no normalizados)
    • Pago
    • Notificaciones (destacó la incorporación de notificaciones por comparecencia)
    • Consulta
    • Copia

Este esfuerzo ha dado fruto, destacando la implantación de la sede electrónica de la AEAT. Esta sede,  que en su opinión es austera y sencilla, se ha realizado sin apoyo externo, y ha tenido picos de uso de casi 600.000 visitas en un único día. Incluye dos secciones especialmente interesantes: “mis expedientes”, y “mis datos censales
Fernando destacó la importancia que ha tenido en este proyecto el trabajo en equipo, ya que han participado todas las áreas de la AEAT, y ha involucrado a 400 personas, de las cuales el 80% son de perfil tecnológico (por lo que hay una nada desdeñable representación de 80 personas de otros perfiles, probablemente jurídicos, administrativos y financieros).
Fernando es consciente de que queda trabajo por hacer, principalmente en materia de normalización de procedimientos, servicios y trámites, y en la simplificación. Quiero hacer un inciso, y es que Fernando habló en todo momento de forma conjunta de procedimientos, servicios y trámites. Es algo que considero importante, dado que con demasiada frecuencia surgen dudas sobre el concepto de procedimiento, o se hacen inventarios de procedimiento que no tienen en cuenta nada que no entre en el concepto puro de procedimiento. Sospecho que Fernando también se ha encontrado con estas situaciones, y por ello tuvo tanto cuidado en hablar siempre de procedimientos, servicios y trámites, dado que para un adecuado cumplimiento de la Ley 11/2007 es necesario tener en cuenta todas las interacciones que se puedan dar entre los ciudadanos y la administración, independientemente del nombre que les demos a dichas interacciones.
Fernando añadió que están trabajando en los siguientes aspectos:

  • Difusión de la administración electrónica a través de la intranet (han creado un canal específico en la intranet sobre esta materia)
  • Formación al personal, destacando que van a dar formación presencial a 15.000 personas (aproximadamente el 70% de empleados de la AEAT)
  • Apoyo de los colaboradores sociales para la extensión y difusión de los servicios de administración electrónica

Finalmente, destacó, al igual que otros ponentes, que el gran reto de la administración electrónica es el uso efectivo por los ciudadanos.

Antonio López-Fuensalida, Director General de Desarrollo de Tecnologías de la Información, del Ayuntamiento de Madrid, explicó la situación de su ayuntamiento en materia de Administración Electrónica y los proyectos que están realizando actualmente. De su intervención, destacaría los objetivos que se han planteado para el año 2010 y las barreras y dificultades que han detectado para el adecuado cumplimiento de la Ley 11/2007. Los objetivos que se han planteado son:

  • Implantación de sede y registro electrónico
  • Implantación de un portal de licitación y factura electrónica
  • Implantación de un sistema de compras por catálogo

Como barreras y dificultades para el cumplimiento de la Ley 11/2007 identificaron, entre otras, las siguientes:

  • Interoperabilidad interna y externa
  • La automatización de procesos y el archivo electrónico
  • La firma electrónica de personas jurídicas, destacando la importancia de la representación
  • Las garantías en la protección de datos
  • La libertad de elección del canal por parte de los ciudadanos

José Luis Díez Aguado, Comisario Jefe del Área de Informática, de la Dirección General de la Policía, habló sobre el DNI electrónico, dando datos sobre su extensión y sobre la difusión de más de un millón de lectores de DNI.

Ricardo Cavero Arceiz, Director de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, expuso que en su ayuntamiento iniciaron en el año 2008 un proyecto de tramitación electrónica de expedientes, en el que no incluyeron materias especiales tales como padrón, contratación, personal e impuestos. Su modelo está basado en 5 pilares:

  • Reingeniería de procesos
  • Tecnología
  • Identidad digital
  • Normativa
  • Formación

La intervención de Ricardo, que fue muy amena e interesante, tuvo algunos aspectos que me gustaría destacar especialmente, dada su importancia:

  • En 2008 plantearon el proyecto con dos subproyectos diferenciados, uno de perfil más jurídico y otro más tecnológico. Ahora piensa que se equivocaron, y que hubiera sido mejor realizar un único proyecto que abarcara todos los aspectos. Comprendo perfectamente su situación, ya que es tentador diferenciar los aspectos jurídicos de los tecnológicos, y contratar cada uno con una empresa especializada en la materia. Sin embargo, estoy de acuerdo en que es un error, y en que hace falta tener una visión integradora, si bien considero que esta visión integradora la puede aportar la propia organización, siempre y cuando todas las empresas participantes en el proyecto tengan una dirección de proyecto única. Donde realmente es necesaria la integración es en la administración, debiendo trabajar conjuntamente los servicios jurídicos y los tecnológicos (aunque esta colaboración, que debe ser muy estrecha, no siempre sea fácil de conseguir)
  • Ricardo comparte el objetivo expresado por la Ley 11/2007 de implantar servicios que permitan la relación completa con los ciudadanos por medios electrónicos. Sin embargo, considera que la revolución interna es tan importante o más que la relación electrónica con los ciudadanos. Estando de acuerdo, no puedo dejar de decir que la revolución interna es mucho más difícil, y tiene mucha más resistencia al cambio. De modo que, en mi opinión, debemos dar prioridad absoluta a la relación electrónica con los ciudadanos, que es mucho más fácil de conseguir, y que servirá como un catalizador para superar la resistencia al cambio y, por tanto, lograr también de forma más rápida el objetivo de revolución interna.
  • Han diseñado un flujo genérico, que sirve para tramitar cualquier expediente. Me encantaría ver ese flujo genérico, probablemente podamos reutilizarlo.
  • En el ámbito de la reingeniería de procesos, siempre intentan realizarla, aunque no dejan que ese planteamiento les ralentice el proyecto. Si tienen apoyo de los gestores hacen la reingeniería, de lo contrario siguen adelante con la telematización sin reingeniería. En mi opinión, esta forma de trabajar puede ser más rápida a corto plazo, pero también puede ser contraproducente a largo plazo (se incentiva la dejadez de los gestores menos proclives a analizar y realizar reingeniería de sus procesos, y además una vez implantada la tramitación telemática será más difícil hacer la reingeniería)
  • En el ámbito tecnológico usan las herramientas de tramitación de la Junta de Andalucía, por lo que no han gastado nada en software. Sí han necesitado una fuerte inversión en servidores, redes, almacenamiento y en escáneres (han hecho una compra masiva de escáneres, ya que escanean absolutamente todo lo que entra en papel)
  • En el ámbito de identidad digital, han creado una oficina de registro de certificados para distribuir los certificados de empleado público (más de 5.000)
  • En el ámbito normativo, han creado una ordenanza de administración electrónica, y un reglamento de la oficina de registro de certificados
  • En el campo de la formación, comenzaron a divulgar este proyecto en otoño de 2009, con sesiones masivas de divulgación a jefes de servicio y funcionariado en general. También han dado sesiones de formación específica en la plataforma de tramitación. No obstante, estas sesiones se han limitado a la figura de los evangelizadores, con la intención de que esos evangelizadores enseñen y ayuden al resto del personal.
  • Muy relacionada con la formación se encuentra la gestión del cambio. Ricardo recuerda la importancia de que el área que se encargue de esta materia debe estar lo más cerca posible del político de mayor peso en la organización, para contar con un fuerte apoyo que será imprescindible para realizar una adecuada gestión del cambio.

En el turno de preguntas, quiero destacar que muchas de las preguntas iban referidas a los plazos para la publicación de las normas técnicas de desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Fernando de Pablo indicó que irán aprobándose secuencialmente, de forma escalonada, a lo largo de este año, si bien destacó que las más prioritarias son las relativas a archivo y expediente electrónico, al intercambio de datos entre registros, y a la interoperabilidad de la firma electrónica entre administraciones.

TECNIMAP 2010, mesa redonda sobre experiencias y enseñanzas prácticas de la aplicación de la Ley 11/2007 y su normativa de desarrollo (1)


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

Esta mesa redonda tuvo, como era de esperar, un carácter marcadamente institucional. Cada ponente expuso su visión sobre la administración electrónica, desde una óptica muy marcada por el puesto que ocupa, de modo que poco nuevo se planteó en esta sesión. No obstante, la selección y diversidad de los ponentes hizo que la sesión resultara interesante y aportara una visión de gran amplitud.

Estaba previsto que esta sesión la moderara Dª Consuelo Rumí, Secretaria de Estado para la Función Pública, del Ministerio de la Presidencia. No obstante, tuvo otro compromiso que atender y Fernando de Pablo, Director General para el Impulso de la Administración Electrónica, Ministerio de la Presidencia, tuvo que sustituirla. Una lástima no haber podido contar con su presencia, no por la calidad de la moderación (Fernando lo hizo estupendamente) como por la oportunidad perdida de recalcar el apoyo político al uso de tecnologías de la información en las administraciones públicas desde las más altas instancias. Este apoyo político de alto nivel se ha limitado, hasta donde he podido ver, a los actos de inauguración y clausura.

Fernando de Pablo, además de moderar la sesión, hizo una breve pero interesante presentación. Como aspectos más interesantes de su intervención destacaría los siguientes:

  • Los problemas que más manifiestan los ciudadanos en su relación con la administración son la lentitud, la burocracia y el lenguaje utilizado por la administración
  • Para impulsar la administración electrónica se debe trabajar en cuatro grandes bloques: normativa, infraestructura, sevicios y uso. Según Fernando, y es algo que comparto plenamente, en el que aspecto que más se ha flaqueado hasta ahora es en el del uso, y ha llegado el momento de redoblar los esfuerzos en esta cuestión.
  • Los proyectos que desde el Ministerio de Presidencia se van a acometer en este año y el próximo son los siguientes:
    • Desarrollo de los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad
    • Interconexión de registros administrativos
    • Representación por terceros, para mejorar, sobre todo, la capacidad de relacionarnos con personas jurídicas. Trabajando en 3 aspectos:
      • Apoderamiento
      • Habilitación por convenio
      • Autenticación por funcionario
  • La administración electrónica es el catalizador de una doble transformación:
    • Hacia los ciudadanos, poniendo a su disposición servicios cercanos y sencillos, que generen ahorro
    • Hacia las administraciones públicas, mediante el establecimiento de procedimientos ágiles, eficaces y auditables.
  • Para hacer realidad esta transformación, hay que tener en cuenta, entre otras, las siguientes claves:
    • Formación del empleado público
    • Simplificación
    • Coordinación e interoperabilidad
    • Consolidación de la gestión (introduciendo elementos de ahorro).

María Pérez Naranjo, Directora General de Modernización e Innovación de los servicios Públicos, de la Junta de Andalucía, explicó el modelo de administración electrónica de la Junta de Andalucía. No me extenderé sobre este modelo, dado que es ampliamente conocido, y está explicado ampliamente en plutón, el portal de la administración electrónica de la Junta de Andalucía. De su intervención quiero destacar los siguientes aspectos:

  • No podemos limitarnos a poner servicios a disposición de los ciudadanos. Es necesario capacitar a la ciudadanía para que pueda hacer un uso efectivo de los servicios
  • Es muy importante medir. Para mejorar hay que medir. Coincido plenamente en este punto, creo que nos falta costumbre de medir lo que hacemos. Y lo completaría añadiendo que, aparte de medir, también hay que dar publicidad a los resultados de la medición.
  • De todos los aspectos que conlleva la administración electrónica, en el que verdaderamente tenemos que avanzar es en de la interoperabilidad. Hay que evitar que los ciudadanos tengan que aportar un papel. Vuelvo a coincidir, este es el aspecto más complicado de la administración electrónica, y el que más miedo da, pero también es el que aporta la verdadera simplificación.
  • Se está elaborando un Decreto de Modernización, que desarrollará la Ley 11/2007 en Andalucía. María prevé que este Decreto sea aprobado en el segundo semestre de este año. Ojalá se equivoque y se apruebe antes, necesitamos ese marco de referencia para poder avanzar.

Dado que este artículo ya tiene una extensión considerable, me detengo aquí y continuaré en el siguiente.

La evolución de la administración tradicional a la nueva administración: los documentos y expedientes


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

En el mensaje anterior expuse el potencial que tiene la tecnología para cambiar la administración. Podría pensarse que el cambio será rápido y por tanto provocar una ruptura entre la forma tradicional de funcionar la administración y el nuevo modelo. Personalmente sólo estoy parcialmente de acuerdo con ese pensamiento. Creo que el cambio sí será rápido (no tengo seguridad de cuándo se producirá, pero cuando lo haga será de forma muy rápida). Pero no creo que provoque una ruptura radical, sino que será una evolución, manteniendo vigente una buena parte del modelo y cambiando otras.

Uno de los aspectos del funcionamiento de la administración actual que creo que no va a cambiar es el hecho de basar su actuación en documentos y expedientes. En este punto se nos plantea un reto tecnológico importante. Los sistemas de información actuales están basados, principalmente, en bases de datos relacionales, en las que la información sobre un mismo asunto se almacena dispersa en múltiples tablas, en función de la similitud de cada dato con los datos equivalentes de otros asuntos.  Este modelo es muy eficiente, pero presenta dos inconvenientes muy importantes:

  • la dificultad para garantizar la integridad y no manipulación de los datos relativos a un asunto.
  • la dificultad para el almacenamiento y consulta de los datos a lo largo del tiempo

Un modelo de funcionamiento basado en documentos y expedientes electrónicos ayuda a garantizar la integridad de los datos, permite proporcionar a los interesados copias legibles de todos los datos que les afectan, y además dichas copias podrían ser empleadas por los interesados como prueba en el hipotético caso de que los datos originales se perdieran o fueran manipulados.

Respecto al almacenamiento y consulta de datos a lo largo del tiempo, es claro que resulta más sencillo en un modelo basado en documentos y expedientes que si los  datos están dispersos en una base de datos relacional. Para obtener toda la información relativa a un asunto en un entorno sin documentos, necesitaríamos conocer el modelo de datos, y disponer de una aplicación que recorra dicho modelo de datos extrayendo lo que necesita de aquí y de allá. En un modelo basado en documentos, basta con obtener todos los documentos que forman  parte de un expediente para tener la información que se necesita.

La Ley 11/2007 hace varias referencias a la gestión de documentos y expedientes electrónicos. Sin embargo, hasta la fecha son muy escasas las administraciones que trabajen con expedientes electrónicos, y tampoco es frecuente encontrar administraciones que realicen una gestión documental integral, que tenga en cuenta todas las necesidades y sobre todo las relativas al archivo de documentos. Normalmente se deja que cada aplicación gestione sus propios documentos, y para buscar cualquier documento se requiere utilizar la interfaz de usuario desarrollada para la aplicación concreta que lo generó.

Es necesario que la administración se enfrente, de una vez, al problema de la gestión de documentos y expedientes electrónicos. Y es muy conveniente que se haga de una forma unificada, integrando lo realizado en diversos “nichos” de la administración que están más avanzados en esta materia, y elaborando un modelo de gestión documental y de expedientes que de soporte a todas las necesidades presentes y futuras. En este sentido, cabe destacar que la AEAT dispone de un modelo de gestión documental bastante completo y en un proceso muy avanzado de implantación, que se puede consultar a grandes rasgos en una presentación de Carlos Marcos, del Departamento de Informática Tributaria, del año 2007.

El modelo de gestión de documentos y expedientes electrónicos que se defina debe cumplir, en mi opinión, los siguientes requisitos:

  • ser homogéneo y aplicable a todas las administraciones públicas, ya sean de ámbito estatal, autonómico y local.
  • los documentos y expedientes deben ser intercambiables entre todas las administraciones
  • ser capaz de trabajar con todo tipo de documentos, desde copias digitalizadas de documentos en papel hasta conjuntos de datos en formato XML o equivalente.
  • ser independiente de las aplicaciones que generan o consultan los documentos. Es decir, todos los documentos se deben almacenar en un sistema especializado en gestión de documentos, y las aplicaciones que tengan que hacer uso de los documentos deben ser consumidoras de servicios prestados por ese sistema
  • contemplar todas las necesidades de almacenamiento de los documentos. Es decir, el modelo debe contemplar tanto los archivos de oficina como los archivos centrales e históricos. En este sentido, el archivo se constituye en el auténtico núcleo de la gestión documental, no debiendo existir documentos electrónicos fuera del contexto del archivo.

En los próximos días profundizaré en esta materia, que considero de suma importancia para el avance de la administración electrónica, y por tanto de la administración.

El potencial de la tecnología para cambiar la administración


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

En los últimos años se habla mucho de la administración electrónica, como una herramienta para agilizar el funcionamiento de la administración, reducir los plazos de tramitación de los procedimientos y mejorar el servicio público.

Estoy de acuerdo en que la tecnología sirve para hacer todo eso, pero estoy convencido de que puede llegar mucho más allá. La administración electrónica, como herramienta, es sólo el primer paso. Mediante ella se puede conseguir que los procesos de la administración sean ágiles, repetibles y auditables. Además, poco a poco, se puede hacer que sean automáticos, y que no sea necesaria la intervención humana para hacer las operaciones más habituales. Es algo que, en el sector privado, ya se ha conseguido, la banca electrónica es un claro ejemplo. Hacer una transferencia, hace unos años, requería la intervención de empleados tanto del banco emisor como del banco receptor. Ahora la solicita el usuario por Internet, y automáticamente (en un plazo que varía según los bancos) el dinero llega a la cuenta de destino, sin que nadie de ninguno de los dos bancos se entere siquiera.

Los procesos automáticos permitirán que las personas que trabajan en la administración se dediquen a tareas de mayor valor añadido, como la definición y aplicación de políticas mejores, la simplificación de los procedimientos, o la inspección de actividades irregulares.

El segundo factor clave es la información. Con procesos manuales, es difícil obtener información estadística fiable. ¿cuántos expedientes se han tramitado en un departamento? ¿cuántos ha hecho cada persona? ¿cuánto dinero se ha pagado a empresas del sector de la construcción? ¿cuánto a cada una de ellas? Obtener esta información con procesos manuales es muy costoso, pero lo peor es que la información que se obtiene no es fiable y que siempre queda algún dato que no se puede averiguar. ¿cuántos casos habrá en que ese dinero acaba en el bolsillo de alguien, sin que nunca se sepa dónde fue?

La utilización de la tecnología proporciona cantidades enormes de información, con un alto grado de fiabilidad (es mucho más difícil que se pierda un papel) y con una gran capacidad de tratamiento de dicha información, permitiendo la extracción rápida de conocimiento. Además, la tecnología permite distribuir la información a un número mucho mayor de personas, con lo que se puede aplicar la ley de Linus: “dado un número suficientemente elevado de ojos, todos los errores se convierten en obvios” (esta regla se pensó para el desarrollo de software, pero se puede aplicar de forma análoga al análisis de información). Para que la regla sea aplicable, y para que realmente se detecten y corrijan los casos de fraude y abuso de poder, conviene que la información pública se distribuya abiertamente, y en formatos que permitan su tratamiento automatizado, a toda la ciudadanía.

Estos dos factores (automatización de procesos, y publicación de la información), provocarán un gran cambio en el funcionamiento de la administración, mejorando la transparencia, reduciendo la corrupción y el fraude, optimizando los recursos, aumentando notablemente la calidad del servicio y reduciendo los costos de funcionamiento. La tecnología ya permite hacer todo esto, sólo hace falta aplicarla correctamente, y cambiar la organización y forma de funcionar de la administración para adaptarla a esta nueva realidad

Saludo


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]

Desde siempre me han interesado las formas de organización de la sociedad y la política, entendida como ciencia más que desde el punto de vista de las opiniones de las diferentes facciones o grupos políticos. Este interés se concretó, desde que soy funcionario, en un interés por la organización de la Administración Pública, y especialmente, por deformación profesional, por la Administración electrónica. Desde hace un año me dedico laboralmente y de forma intensiva a la Administración electrónica, y esta dedicación me ha hecho profundizar mucho en el conocimiento de la Administración y de los cambios que se están produciendo en ella, y a los que frecuentemente se alude como Administración 2.0 o Gobierno Abierto (término que por cierto es mucho más antiguo de lo que podría parecer en una primera impresión).

Fruto de este interés, me surgen con frecuencia ideas que me gustaría compartir y experimentar, algo que no siempre es fácil, por lo que he decidido ponerlas en común con todos los internautas, con el objetivo simultáneo de darles eco y de recibir opiniones y comentarios que puedan mejorar y potenciar estas ideas, y de conseguir que se puedan llevar a la práctica, tanto en la Administración para la que trabajo como en cualquier otra.

A %d blogueros les gusta esto: