Intranet, gestión del conocimiento y escritorio virtual de trabajo


[tweetmeme source=”jjgarciab” only_single=false]Leyendo a Marc Garriga en su blog Caldo Casero, he encontrado un interesante artículo que él titula “La intranet en el contexto actual”: Cómo se está adaptando la Intranet a los cambios de la economía y de la sociedad, y que me ha dado pie a escribir un artículo sobre esta temática, en el que aprovecharé muchas de sus ideas y algunas imágenes de su presentación.

En todas las sociedades la información es y ha sido una fuente de poder. Pero el modelo de gestión de la información (o del conocimiento) está cambiando radicalmente. Antes existía una fuerte tendencia hacia la ocultación de la información, y hacia la exigencia de una contraprestación por compartir información. El conocimiento se compraba y se vendía. Hoy en día sigue ocurriendo, pero de forma combinada con la compartición libre y gratuita del conocimiento, en Internet y sin contraprestación directa (aunque todos podemos acceder al conocimiento compartido por otros y aprovecharlo, lo que constituye una contraprestación indirecta). Internet es una magnífica herramienta para la compartición del conocimiento. Al mismo tiempo, hoy en día las máquinas son capaces de hacer casi cualquier tarea rutinaria, es decir, cualquier tarea que no requiera la creatividad y la aplicación del conocimiento. Hasta tal punto que he llegado a escuchar que aquellos puestos de trabajo que no requieran de acceso a Internet están condenados a desaparecer. Esto se lo escuché a Luis Felipe Paradela, en un curso de formación de directivos (no TICs) y, aunque cuando lo escuché me pareció exagerado, ahora estoy muy de acuerdo.

Volviendo a la presentación de Marc Garriga, me gustaría destacar los siguientes puntos:

  • el máximo potencial de las empresas es el conocimiento que tienen sus trabajadores
  • la comunicación ahora es bidireccional, todos podemos dialogar al mismo nivel, sin trabas
  • los valores están cambiando:
  • Marc define 6 niveles de Intranet (cada nivel incorpora las funciones de los anteriores y añade algo nuevo):
    • Intranets informativas
    • Intranets de autoservicio, permiten la realización de gestiones básicas (normalmente trámites de recursos humanos)
    • Intrantes de colaboración: incluyen herramientas sociales, wikis, blogs, …
    • Intranets “Portales de Información Corporativa”, con alta personalización: los trabajadores sólo tienen lo que necesitan, y cada uno lo suyo
    • Cuadro de mandos digital: conecta los portales con información en tiempo real extraída con herramientas de Business Intelligence.
    • Puesto de trabajo digital: unifica en un sólo lugar todo lo que necesita el trabajador: acceso a información, aplicaciones, servicios, datos, …, esté donde esté el trabajador (multicanal)

Todo lo anterior es muy interesante, y ayuda a pensar y aclarar ideas, por ello he querido resumirlo. Pero lo que realmente me ha gustado más del artículo de Marc han sido los ejemplos de otras Intranets, me dan ideas sobre lo que debe ser una buena Intranet:

  • La Intranet de Ericsson en el año 2007, diseñada como portal interno corporativo, incorporando personalización, y organizada no según la estructura de la empresa, sino según criterios más intuitivos (escritorio, productos y servicios, ventas y marketing, noticias, proyectos, soporte, información de mi unidad, información propia del empleado):
  • La Intranet del Ayuntamiento de Barcelona, diseñada como escritorio de trabajo, y también con una altísima personalización:

  • La intranet de Indra, orientada hacia el trabajo en equipo y la colaboración:

  • la Intranet de BT, que destaca por el uso de elementos multimedia, además de incluir otras tendencias actuales: colaboración a nivel de toda la empresa, información en tiempo real, blogs, una red social, …

  • Por último, un ejemplo de páginas personales en la Intranet de BT, muy sencillas y a la vez útiles:

Resumiendo, debemos avanzar en convertir las intranets estáticas (los que todavía las tenemos) en auténticos escritorios virtuales de trabajo, que permitan la colaboración entre los trabajadores y la compartición del conocimiento. No quiero dejar de hacer mención a un interesante libro sobre gestión del conocimiento, y que ha inspirado algunos puntos de este artículo: se llama “Guías para la transformación“, es de Maite Darceles y, como no podía ser menos, se distribuye bajo licencia Creative Commons.

Todas las imágenes de este artículo han sido extraídas de la presentación La Intranet en el contexto actual, de Marc Garriga
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4 Responses to Intranet, gestión del conocimiento y escritorio virtual de trabajo

  1. JuanJo says:

    Buenas:
    Me ha parecido muy interesante esa clasificación por niveles de las Intranets.
    Es éste un tema que me interesa desde hace algunos años pues me atañen particularmente, habiendo participado en el diseño desde cero de la intranet de una Consejería, y desarrollando actualmente las tareas de mantenimiento y actualización de la intranet gemela, en una delegación provincial de la Consejería que compartimos.

    Efectivamente estamos en un nivel estático con pinceladas de autoservicio, con portales que ofrecen información al trabajador y sirven por decirlo de alguna manera, para “vender” los servicios de TI: acceso a servidores corporativos, servicios de correo-e, repositorio de enlaces a webs, internet., formularios de solicitud de accesos…

    Y en esa labor de prospectiva en busca de mejorar el servicio ofrecido, intento ponerme en el lado del usuario imaginando cuáles serían sus demandas. Compruebo a través del log del servidor del portal intranet, que aquellos servicios más cercanos a su entorno, el tablón de anuncios, por ejemplo, suelen ser los más visitados.

    Es por eso que creo un pilar fundamental la cercanía al usuario y su realidad, a la hora de diseñar una intranet moderna y funcional. Tenemos el reto de desarrollar herramientas avanzadas de acceso a los sistemas de información, personalización y participación digital, al mismo tiempo que casar con las inquietudes personales de los usuarios. Cómo unir los portales corporativos con una información eminentemente institucional con la localidad del trabajador, al que le interesa tanto o más “conectar” digitalmente con sus compañeros de su mismo servicio/edificio, sentirse cómodo en este nuevo entorno, y a partir de ahí, disparar su creatividad.

    Finalmente, y dado el punto de partida desde donde nos encontramos, con un nivel de “cultura digital” de nuestros usuarios quizás escaso, considero imprescindible su tutela desde los servicios de TI mediante la promoción contínua del uso de la intranet. Por ejemplo, lanzando mensajes no invasivos de sugerencias, realizando cambios periódicos en el diseño, la estética o añadiendo componentes que provoquen la reacción de novedad y curiosidad, en fin, que convirtamos una intranet estática en un elemento “vivo”.

    • Gracias Juanjo por tu interesante comentario. Estoy de acuerdo contigo en que es necesario un equilibrio adecuado entre la cercanía al usuario y la prestación de servicios corporativos, así como entre el trabajo en pequeños grupos (mi servicio, mi dirección general) y los servicios e informaciones comunes a toda la Consejería. Desde luego, un pilar básico es la dinamización de los portales, incorporando con frecuencia contenidos y servicios que los hagan atractivos a los usuarios, para aumentar su uso, al menos hasta que tengan una masa crítica de contenidos, servicios y usuarios que los permitan auto-alimentarse y vivir de forma autónoma.

  2. MarcG says:

    Gracias por la referencia a mi post.

    La verdad es que creo que las Intranets deben dejar de ser vistas sólo como un mero sistema de comunicación de la empresa hacia el trabajador.

    Las intranets hoy en día tienen que ser la principal herramienta del trabajador, en ella tiene que estar todo lo que el trabajador necesite y cuando lo necesite.

    Además. facilitando el trabajo en equipo y promoviendo que el talento de todos los trabajadores, el talento de toda la organización, fluya y se difunda por toda la empresa.

    Sólo así se potenciará el verdadero valor (intransferible) de una empresa: sus trabajadores.

    • Gracias a tí, Marc, por aceptar de buen grado que reproduzca una parte de tu post y tu presentación en mi blog, considero que aporta un valor añadido y además mejora la difusión de esta información tan útil.
      Y gracias también por tu comentario, con el que coincido plenamente. Las intranets tienen que pasar a ser entornos virtuales de trabajo, el lugar donde los trabajadores hagan la mayor parte de su trabajo diario (igual que hoy en día ocurre ya con el correo electrónico, pero incrementado por muchos más servicios útiles). Sin perder de vista, por supuesto, la componente social que potencie el trabajo en equipo y la difusión del conocimiento.

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