TECNIMAP 2010, mesa redonda sobre experiencias y enseñanzas prácticas de la aplicación de la Ley 11/2007 y su normativa de desarrollo (2)


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Continúo en este artículo la línea iniciada en el anterior, exponiendo aquellos aspectos que me han resultado más interesantes de las intervenciones de cada ponente.

Fernando Díaz Yubero, Director del Departamento de Organización, Planificación y Relaciones Institucionales de la AEAT, expuso el proyecto que ha acometido la AEAT a raíz de la aprobación de la Ley 11/2007. Destacó que según su opinión, esta Ley ha provocado 2 cambios radicales: la obligatoriedad para la administración, y que implica a todos los servicios. Este segundo aspecto lo explicó muy bien Ricardo Cantabrana, del Gobierno de Aragón, en otra comunicación: la Ley no permite aplicar la Ley de Pareto, 80/20, ahora tenemos que trabajar en la prestación de servicios electrónicos para todos los procedimientos, independientemente del uso que tengan. Volveré sobre ello en más detalle en otro artículo.

Fernando continuó explicando que el esfuerzo realizado durante estos años se ha centrado, principalmente, en los siguientes dos aspectos:

  • Inventariar procedimientos y servicios, y normalizarlos. Han identificado 577 procedimientos y servicios, y aproximadamente 3000 trámites.
  • Adaptar los procedimientos y servicios a los requerimientos de la Ley 11/2007, de los que detalló los siguientes:
    • Información
    • Iniciación y comunicación (en este aspecto destacó que se ha posibilitado la aportación de documentos no normalizados)
    • Pago
    • Notificaciones (destacó la incorporación de notificaciones por comparecencia)
    • Consulta
    • Copia

Este esfuerzo ha dado fruto, destacando la implantación de la sede electrónica de la AEAT. Esta sede,  que en su opinión es austera y sencilla, se ha realizado sin apoyo externo, y ha tenido picos de uso de casi 600.000 visitas en un único día. Incluye dos secciones especialmente interesantes: “mis expedientes”, y “mis datos censales
Fernando destacó la importancia que ha tenido en este proyecto el trabajo en equipo, ya que han participado todas las áreas de la AEAT, y ha involucrado a 400 personas, de las cuales el 80% son de perfil tecnológico (por lo que hay una nada desdeñable representación de 80 personas de otros perfiles, probablemente jurídicos, administrativos y financieros).
Fernando es consciente de que queda trabajo por hacer, principalmente en materia de normalización de procedimientos, servicios y trámites, y en la simplificación. Quiero hacer un inciso, y es que Fernando habló en todo momento de forma conjunta de procedimientos, servicios y trámites. Es algo que considero importante, dado que con demasiada frecuencia surgen dudas sobre el concepto de procedimiento, o se hacen inventarios de procedimiento que no tienen en cuenta nada que no entre en el concepto puro de procedimiento. Sospecho que Fernando también se ha encontrado con estas situaciones, y por ello tuvo tanto cuidado en hablar siempre de procedimientos, servicios y trámites, dado que para un adecuado cumplimiento de la Ley 11/2007 es necesario tener en cuenta todas las interacciones que se puedan dar entre los ciudadanos y la administración, independientemente del nombre que les demos a dichas interacciones.
Fernando añadió que están trabajando en los siguientes aspectos:

  • Difusión de la administración electrónica a través de la intranet (han creado un canal específico en la intranet sobre esta materia)
  • Formación al personal, destacando que van a dar formación presencial a 15.000 personas (aproximadamente el 70% de empleados de la AEAT)
  • Apoyo de los colaboradores sociales para la extensión y difusión de los servicios de administración electrónica

Finalmente, destacó, al igual que otros ponentes, que el gran reto de la administración electrónica es el uso efectivo por los ciudadanos.

Antonio López-Fuensalida, Director General de Desarrollo de Tecnologías de la Información, del Ayuntamiento de Madrid, explicó la situación de su ayuntamiento en materia de Administración Electrónica y los proyectos que están realizando actualmente. De su intervención, destacaría los objetivos que se han planteado para el año 2010 y las barreras y dificultades que han detectado para el adecuado cumplimiento de la Ley 11/2007. Los objetivos que se han planteado son:

  • Implantación de sede y registro electrónico
  • Implantación de un portal de licitación y factura electrónica
  • Implantación de un sistema de compras por catálogo

Como barreras y dificultades para el cumplimiento de la Ley 11/2007 identificaron, entre otras, las siguientes:

  • Interoperabilidad interna y externa
  • La automatización de procesos y el archivo electrónico
  • La firma electrónica de personas jurídicas, destacando la importancia de la representación
  • Las garantías en la protección de datos
  • La libertad de elección del canal por parte de los ciudadanos

José Luis Díez Aguado, Comisario Jefe del Área de Informática, de la Dirección General de la Policía, habló sobre el DNI electrónico, dando datos sobre su extensión y sobre la difusión de más de un millón de lectores de DNI.

Ricardo Cavero Arceiz, Director de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, expuso que en su ayuntamiento iniciaron en el año 2008 un proyecto de tramitación electrónica de expedientes, en el que no incluyeron materias especiales tales como padrón, contratación, personal e impuestos. Su modelo está basado en 5 pilares:

  • Reingeniería de procesos
  • Tecnología
  • Identidad digital
  • Normativa
  • Formación

La intervención de Ricardo, que fue muy amena e interesante, tuvo algunos aspectos que me gustaría destacar especialmente, dada su importancia:

  • En 2008 plantearon el proyecto con dos subproyectos diferenciados, uno de perfil más jurídico y otro más tecnológico. Ahora piensa que se equivocaron, y que hubiera sido mejor realizar un único proyecto que abarcara todos los aspectos. Comprendo perfectamente su situación, ya que es tentador diferenciar los aspectos jurídicos de los tecnológicos, y contratar cada uno con una empresa especializada en la materia. Sin embargo, estoy de acuerdo en que es un error, y en que hace falta tener una visión integradora, si bien considero que esta visión integradora la puede aportar la propia organización, siempre y cuando todas las empresas participantes en el proyecto tengan una dirección de proyecto única. Donde realmente es necesaria la integración es en la administración, debiendo trabajar conjuntamente los servicios jurídicos y los tecnológicos (aunque esta colaboración, que debe ser muy estrecha, no siempre sea fácil de conseguir)
  • Ricardo comparte el objetivo expresado por la Ley 11/2007 de implantar servicios que permitan la relación completa con los ciudadanos por medios electrónicos. Sin embargo, considera que la revolución interna es tan importante o más que la relación electrónica con los ciudadanos. Estando de acuerdo, no puedo dejar de decir que la revolución interna es mucho más difícil, y tiene mucha más resistencia al cambio. De modo que, en mi opinión, debemos dar prioridad absoluta a la relación electrónica con los ciudadanos, que es mucho más fácil de conseguir, y que servirá como un catalizador para superar la resistencia al cambio y, por tanto, lograr también de forma más rápida el objetivo de revolución interna.
  • Han diseñado un flujo genérico, que sirve para tramitar cualquier expediente. Me encantaría ver ese flujo genérico, probablemente podamos reutilizarlo.
  • En el ámbito de la reingeniería de procesos, siempre intentan realizarla, aunque no dejan que ese planteamiento les ralentice el proyecto. Si tienen apoyo de los gestores hacen la reingeniería, de lo contrario siguen adelante con la telematización sin reingeniería. En mi opinión, esta forma de trabajar puede ser más rápida a corto plazo, pero también puede ser contraproducente a largo plazo (se incentiva la dejadez de los gestores menos proclives a analizar y realizar reingeniería de sus procesos, y además una vez implantada la tramitación telemática será más difícil hacer la reingeniería)
  • En el ámbito tecnológico usan las herramientas de tramitación de la Junta de Andalucía, por lo que no han gastado nada en software. Sí han necesitado una fuerte inversión en servidores, redes, almacenamiento y en escáneres (han hecho una compra masiva de escáneres, ya que escanean absolutamente todo lo que entra en papel)
  • En el ámbito de identidad digital, han creado una oficina de registro de certificados para distribuir los certificados de empleado público (más de 5.000)
  • En el ámbito normativo, han creado una ordenanza de administración electrónica, y un reglamento de la oficina de registro de certificados
  • En el campo de la formación, comenzaron a divulgar este proyecto en otoño de 2009, con sesiones masivas de divulgación a jefes de servicio y funcionariado en general. También han dado sesiones de formación específica en la plataforma de tramitación. No obstante, estas sesiones se han limitado a la figura de los evangelizadores, con la intención de que esos evangelizadores enseñen y ayuden al resto del personal.
  • Muy relacionada con la formación se encuentra la gestión del cambio. Ricardo recuerda la importancia de que el área que se encargue de esta materia debe estar lo más cerca posible del político de mayor peso en la organización, para contar con un fuerte apoyo que será imprescindible para realizar una adecuada gestión del cambio.

En el turno de preguntas, quiero destacar que muchas de las preguntas iban referidas a los plazos para la publicación de las normas técnicas de desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Fernando de Pablo indicó que irán aprobándose secuencialmente, de forma escalonada, a lo largo de este año, si bien destacó que las más prioritarias son las relativas a archivo y expediente electrónico, al intercambio de datos entre registros, y a la interoperabilidad de la firma electrónica entre administraciones.

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