El potencial de la tecnología para cambiar la administración


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En los últimos años se habla mucho de la administración electrónica, como una herramienta para agilizar el funcionamiento de la administración, reducir los plazos de tramitación de los procedimientos y mejorar el servicio público.

Estoy de acuerdo en que la tecnología sirve para hacer todo eso, pero estoy convencido de que puede llegar mucho más allá. La administración electrónica, como herramienta, es sólo el primer paso. Mediante ella se puede conseguir que los procesos de la administración sean ágiles, repetibles y auditables. Además, poco a poco, se puede hacer que sean automáticos, y que no sea necesaria la intervención humana para hacer las operaciones más habituales. Es algo que, en el sector privado, ya se ha conseguido, la banca electrónica es un claro ejemplo. Hacer una transferencia, hace unos años, requería la intervención de empleados tanto del banco emisor como del banco receptor. Ahora la solicita el usuario por Internet, y automáticamente (en un plazo que varía según los bancos) el dinero llega a la cuenta de destino, sin que nadie de ninguno de los dos bancos se entere siquiera.

Los procesos automáticos permitirán que las personas que trabajan en la administración se dediquen a tareas de mayor valor añadido, como la definición y aplicación de políticas mejores, la simplificación de los procedimientos, o la inspección de actividades irregulares.

El segundo factor clave es la información. Con procesos manuales, es difícil obtener información estadística fiable. ¿cuántos expedientes se han tramitado en un departamento? ¿cuántos ha hecho cada persona? ¿cuánto dinero se ha pagado a empresas del sector de la construcción? ¿cuánto a cada una de ellas? Obtener esta información con procesos manuales es muy costoso, pero lo peor es que la información que se obtiene no es fiable y que siempre queda algún dato que no se puede averiguar. ¿cuántos casos habrá en que ese dinero acaba en el bolsillo de alguien, sin que nunca se sepa dónde fue?

La utilización de la tecnología proporciona cantidades enormes de información, con un alto grado de fiabilidad (es mucho más difícil que se pierda un papel) y con una gran capacidad de tratamiento de dicha información, permitiendo la extracción rápida de conocimiento. Además, la tecnología permite distribuir la información a un número mucho mayor de personas, con lo que se puede aplicar la ley de Linus: “dado un número suficientemente elevado de ojos, todos los errores se convierten en obvios” (esta regla se pensó para el desarrollo de software, pero se puede aplicar de forma análoga al análisis de información). Para que la regla sea aplicable, y para que realmente se detecten y corrijan los casos de fraude y abuso de poder, conviene que la información pública se distribuya abiertamente, y en formatos que permitan su tratamiento automatizado, a toda la ciudadanía.

Estos dos factores (automatización de procesos, y publicación de la información), provocarán un gran cambio en el funcionamiento de la administración, mejorando la transparencia, reduciendo la corrupción y el fraude, optimizando los recursos, aumentando notablemente la calidad del servicio y reduciendo los costos de funcionamiento. La tecnología ya permite hacer todo esto, sólo hace falta aplicarla correctamente, y cambiar la organización y forma de funcionar de la administración para adaptarla a esta nueva realidad

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2 Responses to El potencial de la tecnología para cambiar la administración

  1. Javier García de Bringas says:

    Leyendo el blog “Cómo va lo mío” veo un artículo que completa a este, en cuanto a las mejoras que pueden proporcionar las tecnologías de la información al funcionamiento de la administración, aclarando que pueden ser utilizadas como herramienta para medir la productividad de los empleados públicos, algo con lo que estoy plenamente de acuerdo:

    http://comovalomio.wordpress.com/2010/03/07/perdurabilidad-vs-productividad/

  2. Pingback: La evolución de la administración tradicional a la nueva administración: los documentos y expedientes « La nueva Administración

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